RODO – obowiązki przedsiębiorcy

RODO – obowiązki przedsiębiorcy

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) obowiązuje od 25 maja 2018 roku i określa zasady i obowiązki dotyczące sposobu, w jaki organizacje powinny przetwarzać dane osobowe. RODO na pierwszym miejscu stawia jednostkę, której przyznano szereg określonych praw związanych z dostępem do swoich danych osobowych i ich ochronę. Rozporządzenie obowiązuje na obszarze Europejskiego Obszaru Gospodarczego i dotyczy nie tylko podmiotów gospodarczych prowadzących działalność na terytorium EEA, ale także firm spoza tego obszaru, które przetwarzają dane osobowe osób z EEA. Nieprzestrzeganie przepisów RODO może skutkować nałożeniem wysokich kar, dlatego zgodność z regulacjami jest kluczowa dla przedsiębiorstw.

Czym są dane osobowe według RODO?

Dane otaczają nas na każdym kroku. W czasach, gdzie dane są paliwem zasilającym nowoczesne technologie i stanowią fundament działalności przedsiębiorstw (zarówno tych działalających w skali mikro, jak i makro), kluczowym jest, z perspektywy podmiotów gospodarczych, zrozumienie jest mechanizmów zapewiających bezpieczeństwo danych jak i obowiązków, związnych z procesem ich przetwrzania. Dane stanowią obecnie jeden z głownych motywatorów ataków hackerskich. W 2024 r. przeciętny koszt naruszenia danych na świecie  osiągnął 4,88 mln dol.

W związku z czym, czym tak naprawde są dane i jak je należy rozumieć w kontekście przepisów RODO? Rozporządzenie odnosi się przede wszystkim do danych osobowych i definiuje je jako informacje dotyczące możliwej do zidentyfikowania osoby. Może to obejmować imiona i nazwiska, adresy e-mail, dane o lokalizacji, a nawet adresy IP. Firmy pozyskują dane nie tylko od swoich pracowników, kontrahentów i partnerów biznesowych, ale także od kandytatów do pracy, dostawców, podwykonawców, klientów, użytkowników stron internetowych. W kontekście prowadzenia działalności gospodarczej kluczowe jest umiejętne identyfikowanie i kategoryzowanie gromadzonych oraz przetwarzanych danych osobowych.

Przy tak ogromnej liczbie danych osobowych, które przedsiębiorstwa gromadzą, niezbędne jest wprowadzenie jasnych, jednolitych zasad dla wszystkich przedsiębiorstw. RODO wskazuje, aby (i) dane były przetwarzane zgodnie z prawem, w sposób rzetelny i przejrzysty dla osób, których dotyczą (ii) dane osobowe powinny być zbierane w określonych, jednoznacznych i uzasadnionych celach i nie mogą być przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami, (iii) należy gromadzić i przetwarzać wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji określonych celów, (iv) firmy muszą dbać o to, aby dane osobowe były poprawne i regularnie aktualizowane, (v) dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób tylko przez okres niezbędny do realizacji celu ich przetwarzania, (vi) dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, (vii) przedsiębiorstwa są odpowiedzialne za przestrzeganie zasad RODO i muszą być w stanie to udowodnić.

Kogo dotyczą obowiązki wynikające z RODO?

Obowiązki wynikające z RODO są skierowane do wszystkich podmiotów, które przetwrzają dane osobowe (niezależnie od skali czy częstotliwości przetwarzania). Każde przedsiębiorstwo powinno rozpocząć swoją przygodę z RODO od przeprowadzenia wewnętrznej analizy danych gromadzonych, przetwarzanych i przechowywanych w firmie (tzw. mapowanie danych). Ważne jest określenie, jakie dane osobowe są posiadane, skąd pochodzą, jak są przetwarzane i kto ma do nich dostęp. Z pomocą może tutaj przyjść wyznaczony w firmie Inspektor Danych Osobowych (IODo), którego zadaniem jest nadzorowanie działalności przedsiebiorstwa z przepisami RODO oraz działa jako punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą, oraz ogranów nadzorczych (w zależności od wielkości i charakteru przedsiębiorstwa, wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych może być obowiązkowe).

Kluczowe obowiązki przedsiębiorców w zakresie RODO

Ważne jest, aby firma, realizując swoje obowiązki wynikające z przepisów RODO, posiadała w tym zakresie niezbędną dokuemntację, która pozwoli na wprowadzenie jasnych reguł dotyczących wykorzystywania danych osobowych, z kim są one udostępniane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane są przetwrzane (poprzez np. sporządzenie i aktualizowanie polityki prywatności).

Przedsiębiorstwo musi także wdrożyć procedury umożliwiające obsługę wniosków dotyczących dostępu, sprostowania, usunięcia oraz przenoszenia danych. Ważne jest, aby te wnioski mogły być realizowane w terminach określonych przez RODO. Obowiązek informacyjny w stosunku do podmiotów, które w określonych relacjach (czy to z pracownikami czy klientami) będą pełniły funkcję administratora danych musi być realizowany w sposób przejrzysty i zgodny z wymaganiami RODO. Oznacza to, że przedsiębiorstwo powinno dostarczać jasne i zrozumiałe informacje na temat przetwarzania danych osobowych, w tym celu ich gromadzenia, podstawy prawnej, okresu przechowywania oraz praw przysługujących osobom, których dane dotyczą.

W praktyce oznacza to konieczność opracowania odpowiednich polityk prywatności oraz klauzul informacyjnych, które będą udostępniane zarówno pracownikom, jak i klientom. Warto również zapewnić sprawny mechanizm zgłaszania i obsługi żądań związanych z danymi osobowymi, np. poprzez dedykowane formularze lub wyznaczonego inspektora ochrony danych.

Ponadto, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, przedsiębiorstwo musi umożliwić jej łatwe wycofanie w dowolnym momencie, co powinno być równie proste, jak jej udzielenie.

Zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych

Bardzo ważnym obowiązkiem wynikającym z przepisów RODOD, jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Firmy muszą wdrożyć środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych. Odpowiednie środki obejmują zarówno dane przechowywane w formie papierowej (zabezpieczone pomieszczenie, ograniczony dostęp, nadzór nad dostępem), ale przede wszystkim danych przechowywanych w formie elektronicznej (szyfrowanie, kontrolę dostępu, zarządzanie tożsamością, regularne audyty bezpieczeństwa oraz wdrażanie zasady ochrony danych w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych). Przedsiębiorstwa powinny opracować i wdrożyć procedury umożliwiające szybkie wykrywanie, raportowanie i reagowanie na naruszenia ochrony danych. Zgodnie z RODO, incydenty należy zgłaszać organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin.

Ważne są także regularne szkolenia i programy zwiększające świadomość w zakresie ochrony danych osobowych są kluczowe dla zapewnienia zgodności z RODO. Pracownicy muszą znać swoje obowiązki i znaczenie ochrony danych w codziennej pracy.

Podsumowanie – ciągłe doskonalenie i dbałość o ochronę danych

Wprowadzenie zasad przetwarzania danych osobowych zgodnych z RODO stanowi tylko pierwszy krok w kierunku ochrony danych. Kolejnym, równie istotnym etapem jest ciągła kontrola, zapewnienie bezpieczeństwa oraz ochrona danych osobowych, które stają się coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorstw, zwłaszcza w dobie dynamicznego rozwoju sztucznej inteligencji i rosnącego zagrożenia ze strony przestępczości internetowej.

Ochrona danych osobowych staje się nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także elementem budującym zaufanie klientów, partnerów biznesowych oraz wszystkich interesariuszy, dla których bezpieczeństwo informacji ma kluczowe znaczenie.